توسّعت شبكات الأعمال بشكل ملحوظ بفعل العولمة والتحول الرقمي، مما دفع الشركات والمنظمات إلى الاعتماد على أطراف ثالثة أكثر من أي وقت مضى مثل الموردين والمقاولين والشركاء. تعمل المؤسسات الحديثة ضمن شبكات معقدة ومترابطة من العلاقات الخارجية، وهذه الشراكات تُعزز الكفاءة والابتكار، لكنها في الوقت نفسه تُعرّضها لتهديدات خفية وغير متوقعة. وفي ظل ترابط الاقتصاد العالمي، قد يؤدي تعثر مورد واحد إلى إحداث أثر متسلسل يمتد ليؤثر على دول كاملة وعلى شرائح واسعة من المقاولين من الباطن، خصوصًا وأن الخدمات الإلكترونية والعمليات المعتمدة على الأطراف الخارجية تُعدّ عنصرًا حيويًا في سير الأعمال الأساسية.
يؤدي الاعتماد المتزايد على الأطراف الثالثة إلى ارتفاع احتمالية التعرض لمخاطر كبيرة. فقد يتسبب الشركاء غير المُدققين في اضطرابات بسير العمل، مثل تعطل أحد الموردين بما يؤدي إلى إيقاف خط إنتاج كامل، أو حدوث حالات فشل في الالتزام بالاتفاقيات، وهو ما ينعكس سلبًا على شركتك. والأخطر من ذلك أن أي خطأ يرتكبه طرف ثالث قد يُلحق ضررًا جسيمًا بسمعة مؤسستك، مؤثرًا في صورة علامتك التجارية باعتبارها مرتبطة بشكل مباشر بذلك الطرف. وتظهر مخاطر الأطراف الثالثة في صور متعددة، بدءًا من اختراق البيانات الناتج عن قصور أحد الموردين، وصولًا إلى الخسائر المالية التي قد تترتب على إفلاس الموردين الرئيسيين. ومع اتساع نطاق الشراكات وتعدد الجهات الخارجية التي يمكن التعاقد معها، يصبح من الضروري أن تدرك الشركات نقاط الضعف والمخاطر المرتبطة بهذه العلاقات، وأن تتعامل معها بوعي وحذر.
ضرورة فحص الأطراف الثالثة:
في ظل المناخ التنظيمي السائد، يُعدّ الفحص الشامل للأطراف الثالثة إجراءً روتينيًا وضروريًا. تُحمّل قوانين مكافحة الفساد، مثل قانون الممارسات الأجنبية الفاسدة الأمريكي (FCPA) وقانون الرشوة البريطاني لعام 2010، الشركاتَ المسؤولية الكاملة عن تصرفات وكلائها وشركائها في الخارج. يحظر كلا القانونين المدفوعات غير القانونية التي تتم عبر وسطاء، مما يعني أن الشركة قد تواجه مسؤولية قانونية وعقوبات جسيمة حتى في حال قيام وكيل أو مستشار أجنبي بدفع رشاوى. في إحدى القضايا الحديثة، دفعت شركة أمريكية لصناعة المواد الكيميائية المتخصصة أكثر من 218 مليون دولار لتسوية اتهامات بانتهاك قانون الممارسات الأجنبية الفاسدة، بعد أن ثبت أن وسطاء متعاقدين معها في الخارج قاموا برشوة مسؤولين أجانب. وعلى الرغم من أن الشركة لم تكن على علم مباشر بالرشاوى، إلا أنها ظلت مسؤولة بموجب القانون لفشلها في تطبيق ضوابط داخلية كافية. ويفرض قانون الرشوة البريطاني التزامات مماثلة، إذ يمكن محاسبة الشركات إذا قام أشخاص مرتبطون بها بدفع رشوة نيابةً عنها، ما لم تتمكن من إثبات وجود إجراءات كافية وفعالة لمنع تلك المخالفات. إن عواقب عدم الامتثال لقانون الممارسات الأجنبية الفاسدة وخيمة، حيث قد تصل غرامات الشركات إلى مليوني دولار أمريكي عن كل انتهاك، بينما قد يواجه المديرون التنفيذيون غرامات باهظة، بل وحتى عقوبات بالسجن، في حال ارتكابهم انتهاكات متعمدة. لذلك، فإن الامتثال التنظيمي يتطلب تدقيقًا صارمًا وشاملاً للأطراف الثالثة لتفادي العقوبات الصارمة والمسؤولية الجنائية.
يعتبر الفحص الدقيق للأطراف الثالثة أمرًا بالغ الأهمية لحماية سمعة الشركات والحفاظ على سلامتها المالية. ويدرك رواد الأعمال أن تحقيق الثقة والنزاهة ليس بالأمر السهل، وأن فقدانهما قد يحدث في لحظة. فخطأ أو فضيحة من مورد واحد قد تُشوّه سمعة علامتك التجارية أمام الجمهور، وتتسبب في فقدان العملاء ثقتهم بك، بل وقد يؤدي ذلك إلى انخفاض قيمة الأسهم. على سبيل المثال، قد تتحول أخطاء سلسلة التوريد أو الانتهاكات الأخلاقية من قِبل أحد الموردين إلى خبر رئيسي في وسائل الإعلام بسرعة غير متوقعة، مما يربط شركتك مباشرة بالمشكلة. وقد أظهر أحد استطلاعات الرأي أن 43% من الشركات تكبدت خسائر مالية خلال العام الماضي بسبب أخطاء في سلسلة التوريد، وغالبًا ما ترافق هذه الخسائر تداعيات سلبية تُلحق أضراراً بسمعة العلامات التجارية. ومن الطبيعي والمتوقع أن يقوم المنظمون والشركات باتخاذ إجراءات احترازية على سلاسل التوريد الخاصة بها (بما في ذلك الجوانب البيئية والاجتماعية والحكومية) لتفادي مثل هذه المشكلات والتداعيات. فالشركات التي تُقصّر في فحص ومراقبة الأطراف الثالثة قد تواجه غرامات كبيرة، وخسائر تجارية، وتكاليف تحقيق مرتفعة، فضلًا عن أضرار طويلة الأمد تمس سمعتها التجارية.
العوامل التي يجب التأكد منها لتحقيق فحص فعال للأطراف الثالثة:
لكي تتمكن من إنشاء برنامج فحص فعّال يضمن سلامة الأطراف الثالثة التي تتعاقد معها، يجب أن تتوافر عدة عناصر أساسية. وفيما يلي بعض العناصر الرئيسية التي ينبغي على مسؤولي الامتثال وأقسام المشتريات التأكد من تحقيقها:
1- التقييم المبني على المخاطر:
لا تحمل جميع علاقات الأطراف الثالثة نفس المستوى من المخاطر، لذلك من الضروري أن يتم الفحص استنادًا إلى المخاطر المحددة التي تخص الطرف الثالث المعني. وتوصي الممارسات القياسية الرائدة بتصميم عملية الفحص وفقًا لعوامل مختلفة، مثل قطاع عمل الطرف الثالث، والمناطق الجغرافية التي يمارس فيها نشاطه، وطبيعة الأنظمة أو البيانات التي ستكون متاحة له ومدى حساسيتها. فعلى سبيل المثال، يجب أن يكون الفحص أكثر دقة في حال كان المورد يتعامل مع بيانات عملاء حساسة أو يعمل في بلد عالي المخاطر، مقارنة بمورد آخر يُتوقع أن تنشأ عنه مخاطر منخفضة إن وُجدت. ويعمل برنامج التقييم القائم على المخاطر على تصنيف الموردين إلى مستويات (عالية، متوسطة، منخفضة) مع التركيز بشكل أكبر على المستويات الأعلى خطورة. ومن خلال التركيز على الأطراف الثالثة ذات التأثيرات المحتملة الأكبر، يمكن للشركات التخفيف بفاعلية من أصعب المخاطر المرتبطة بالأطراف الثالثة.
2- العناية الدقيقة والمراقبة المستمرة:
يبدأ فحص الأطراف الثالثة منذ لحظة التعاقد مع الشركة، ويجب أن يستمر طوال فترة العلاقة مع الطرف الثالث. فمن الممكن أن تتطور أو تتزايد المخاطر بمرور الوقت نتيجة تغيّر طبيعة الأعمال أو البيئات. لذلك ينبغي على الشركات مواصلة مراقبة ظروف المورد طيلة فترة التعاقد. ويعني ذلك إجراء مراجعات مستمرة وتدقيقات منتظمة، مثل التقييم السنوي للمخاطر، والتدقيق الأمني الدوري، والفحوصات الدورية للسلامة المالية، حيث قد تمكّن هذه الإجراءات من اكتشاف المشكلات الناشئة قبل أن تُسبب خسائر أو أضرارًا. وتشمل المراقبة المنتظمة متابعة المؤشرات التحذيرية بشكل فوري، مثل الانتباه إلى التغييرات التنظيمية الاعتيادية، أو الأخبار السلبية، أو تراجع سمعة المورد، أو حوادث اختراق البيانات، أو أي أحداث أخرى قد تؤدي إلى ارتفاع احتمالية وقوع المخاطر. إن العناية الدقيقة والمراقبة المستمرة تُمكّنان المؤسسات من اكتشاف المشكلات ومعالجتها قبل فوات الأوان، بدلاً من الاكتفاء بعمليات الفحص في مرحلة التعاقد الأولى فقط.
3– أدوات فحص متقدمة وبيانات حديثة:
يعتبر الحجم الكبير وتعقيد شبكات الأطراف الثالثة دافعًا مهمًا للاهتمام باستخدام أدوات وقواعد بيانات حديثة لرفع مستوى الدقة والكفاءة. فلم تعد جداول البيانات أو قوائم المراجعة اليدوية الأساسية مناسبة أو كافية. تستفيد الشركات بشكل متزايد من تقنيات الفحص المتطورة؛ فعلى سبيل المثال، تتيح الحلول الأوتوماتيكية جمع تقارير استخباراتية عن المخاطر المتعلقة بتصنيفات الأمن السيبراني للمورد، واستقراره المالي، وسجله في الامتثال القانوني، إضافة إلى سمعته المتداولة. كما يمكن لقواعد بيانات الامتثال المتقدمة أن تُنذر وتلفت الانتباه بسرعة إذا كان الشريك المحتمل مدرجًا في قوائم العقوبات العالمية، أو لديه سجل من الدعاوى القضائية أو المخالفات القانونية أو الاحتيال، أو تاريخ إعلامي سيئ السمعة. ويساعد تطبيق هذه الأدوات — التي غالبًا ما تكون مدعومة بالذكاء الاصطناعي والبيانات المتطورة — فرقَ الامتثال على إجراء فحوصات شاملة بسرعة أكبر وباتساق أفضل. كما يمكن للأنظمة الأوتوماتيكية تبسيط المهام المتكررة، مثل أنظمة الفحص التي تحسب تلقائيًا درجات المخاطر أو تُفعّل إعادة التقييم عند تغيّر بعض عوامل الخطر.
التحديات التي تواجهها الشركات عند تطبيق برامج فحص الأطراف الثالثة:
لا يخلو تطبيق برنامج فحص دقيق للأطراف الثالثة من التحديات! فكثيرًا ما تواجه الشركات عقبات متعددة ينبغي معالجتها لضمان فعالية عملية الفحص واستدامتها:
1- القيود المختصة بالميزانية والتكلفة والموارد:
لكي تتمكن الشركات من إجراء فحص دقيق وشامل للأطراف الثالثة، فهي بحاجة إلى موارد عديدة، سواء تمثلت هذه الموارد في موظفين مهرة أو وقت كافٍ أو أدوات وبيانات متخصصة، وغالبًا ما تكون مكلفة. وتواجه العديد من الشركات، وخاصةً الصغيرة منها، صعوبة في تخصيص ميزانية كافية وتعيين عدد مناسب من الموظفين لتنفيذ برنامج فحص شامل وفعّال. حتى الشركات الكبيرة قد تواجه تحديات عند التوسع، وذلك مع ازدياد قائمة مورديها لتصل إلى المئات أو حتى الآلاف. وقد تُرهق عملية مراجعة بيانات كل طرف ثالث ـ بما في ذلك امتثاله ومخاطره ـ فرق العمل التي تعاني أصلًا من ضغوط كبيرة. ويمثل إيجاد التوازن الأمثل بين الدقة والجدوى العملية تحديًا مستمرًا، حيث تُضطر المؤسسات في كثير من الأحيان إلى اتخاذ قرارات صعبة بشأن كيفية توجيه موارد الامتثال المحدودة لديها.
2- قوانين خصوصية البيانات وإمكانية الوصول إلى المعلومات:
تتسم لوائح حماية البيانات بصرامة شديدة في العصر الحديث، مما يجعل جمع المعلومات عن الأطراف الثالثة عملية معقدة. فالقوانين واللوائح، مثل اللائحة العامة لحماية البيانات في الاتحاد الأوروبي (GDPR)، تفرض قيودًا على مشاركة البيانات الشخصية، وهو ما يؤثر على قدرة الشركات في التحقق والتدقيق في خلفيات الأفراد والكيانات. وعلى فرق الامتثال التأكد من احترام قوانين الخصوصية ومتطلبات الموافقة أثناء إجراء عمليات الفحص، مثل التحقق من مالكي أو مديري الأطراف الثالثة عبر قواعد البيانات الجنائية، وهي مهمة قد تُبطئ أو تُقيّد عملية الفحص. من ناحية أخرى، غالبًا ما تواجه الشركات صعوبة في الحصول على بيانات دقيقة حول البائعين أو الوكلاء المحتملين. فقد تتردد بعض الأطراف الثالثة في مشاركة تفاصيل خاصة أو الإفصاح عن ضوابطها الأمنية أو بياناتها المالية أو مقاوليها من الباطن. كما أن بعض الأطراف الثالثة لا تحتفظ بوثائق مُحدثة، أو تعمل في دول تكون فيها السجلات العامة محدودة. هذا النقص في الشفافية من جانب الأطراف الثالثة قد يخلق ثغرات في عملية الفحص. لذلك، فإن التعامل مع قيود الخصوصية، مع محاولة جمع معلومات موثوقة في الوقت المناسب، يمثل معادلة دقيقة وحساسة أمام مسؤولي الامتثال.
3 – النظام المعقد والمتطور للأطراف الثالثة:
تُعد طبيعة سلاسل التوريد الحديثة وشبكات الموردين من أبرز العوامل التي تعقّد عملية فحص الأطراف الثالثة. فالشركات اليوم قد تمتلك مئات، بل آلاف التعاقدات مع أطراف ثالثة عبر مناطق جغرافية مختلفة. وغالبًا ما تعتمد هذه الأطراف الثالثة بدورها على شبكاتها الخاصة من المقاولين من الباطن والموردين، مما يجعل سلاسل التوريد أكثر تعقيدًا نتيجة وجود طبقات متعددة من مقدمي الخدمات. وتتحول إدارة المخاطر في مثل هذا النظام البيئي المتنوع إلى تحدٍ كبير، إذ يمكن أن تنشأ المخاطر في أي مستوى — كما حدث في بعض الحوادث الشهيرة حيث أدى اختراق لدى مورد من المستوى الرابع إلى تسريب كبير للبيانات. علاوة على ذلك، فإن بيئة الأطراف الثالثة ليست ثابتة؛ بل تتغير باستمرار مع انضمام موردين جدد، وخروج آخرين، وتبدل النماذج التجارية. ويُعد الاحتفاظ بقائمة مُحدثة لجميع الأطراف الثالثة وتقييم مخاطر كل منها بشكل دوري مهمة شاقة بحد ذاتها. ويُضاف إلى ذلك تحدي الانتشار الجغرافي؛ إذ قد يتعين على الشركات الامتثال لمجموعة متنوعة من اللوائح التنظيمية عبر أنظمة قضائية مختلفة، إلى جانب مراقبة التغيرات الجيوسياسية أو تغيرات السوق التي قد تؤثر على الموردين في مواقع بعيدة.
أفضل الممارسات لتقوية وتحسين عمليات الفحص للأطراف الثالثة:
لتعزيز جهود فحص الأطراف الثالثة، يجدر بك مراعاة أفضل الممارسات التي تتبناها المؤسسات الرائدة:
1 – إدارة مركزية للأطراف الثالثة:
من الأفضل اعتماد نظام مركزي لإدارة جميع معلومات الأطراف الثالثة وتقييمات المخاطر. فبدلًا من أن يتولى كل قسم إدارة الموردين بشكل منفصل، يوفّر النظام المركزي أو المنصات الموحّدة لإدارة الأطراف الثالثة، أو حتى برامج متخصصة لإدارة مخاطر الموردين، مصدرًا واحدًا وموثوقًا لتتبع أنشطة العناية المستمرة، والعقود، وتقييمات المخاطر.
ويُعد هذا النهج وسيلة فعّالة لتعزيز الشفافية والاتساق؛ على سبيل المثال، يتيح الاحتفاظ بسجل كامل ومُحدّث لكل علاقة مع طرف ثالث وحالة آخر مراجعة تمت له. كما تضمن المركزية عدم إغفال أي مورد، وتُمكّن الإدارة العليا من الاطلاع في أي وقت على صورة شاملة لمخاطر الأطراف الثالثة عبر المؤسسة بأكملها.
2 – التعاون بين الأقسام العملية المختلفة:
من المهم ألّا تكون هناك حواجز بين الأقسام المختلفة، وأن تشترك جميع الجهات المعنية في عملية الفحص والإدارة. فقد تقود فرق الامتثال أو المشتريات جهود الفحص، إلا أن مساهمة الأقسام وفرق العمل الأخرى تظل بالغة الأهمية. وتعتمد أفضل برامج الفحص على إشراك جميع الفرق والأقسام ضمن إطار عمل منسّق، بما في ذلك قادة المشتريات، والشؤون القانونية، والامتثال، والشؤون المالية، وتكنولوجيا المعلومات والأمن، ووحدات الأعمال. ولكل قسم منظور مختلف؛ فعلى سبيل المثال، يمكن لتكنولوجيا المعلومات تقييم المخاطر السيبرانية، بينما يتحقق القسم القانوني من بنود العقود والمسائل القضائية. ومن خلال تحديد أدوار ومسؤوليات واضحة — غالبًا عبر لجنة أو مجموعة عمل رسمية— تضمن المؤسسات أن تكون عملية الفحص شاملة ومتوافقة مع أهدافها. كما يعزز التعاون بين الأقسام المختلفة إحساسًا مشتركًا بالمساءلة والمسؤولية بالإضافة إلى انتشار ثقافة الوعي بالمخاطر في الشركة بأكملها.
3 – التدريب وزيادة الوعي لدى الموظفين:
من المهم الاستثمار بشكل منتظم في برامج تدريب وتوعية تساعد على نشر ثقافة الوعي بالمخاطر بين الموظفين. فإدارة مخاطر الأطراف الثالثة ليست مسؤولية فريق الامتثال وحده، بل يجب أن يكون جميع الموظفين، سواء الذين يختارون الموردين أو يديرون المشاريع أو يتعاملون مع المتعاقدين يوميًا، على دراية بدورهم في تقليل هذه المخاطر. وتتضمن أفضل البرامج التدريبية شرحًا عمليًا لأهمية الفحص وكيفية اكتشاف العلامات التحذيرية المبكرة. ومن خلال دمج إرشادات واضحة في برامج الامتثال، مثل متابعة الموردين باستمرار، والالتزام بمتطلبات حماية البيانات، والتعرف على مؤشرات عدم الامتثال، يصبح الموظفون خط الدفاع الأول لحماية المؤسسة.
من خلال تنظيم متابعة الأطراف الثالثة بشكل مركزي، وتعزيز التعاون بين الأقسام المختلفة في إدارة المخاطر، والاستمرار في تدريب الموظفين يمكن للمؤسسة تحسين برامج الفحص بشكل كبير. وفي النهاية، تقليل المخاطر الخفية في المؤسسة هو عملية مستمرة تتطلب دعم القيادة، ووجود إجراءات وأدوات قوية، وثقافة تركز على أهمية العناية المستمرة.